У світлі історично сформованої ментальності, український бізнес дуже часто вважає, що робота – це саме фізична наявність працівника в офісі. Якщо кожну мить не слідкувати за працівником, то звісно він буде-нічого-не-робити.
Лайфхаками із організації віддаленої роботи своєї команди та своїм власним досвідом ділиться Тетяна Пархоменко, Керівник Департаменту бізнес аналітики TG Consulting.
Панове, хочу вас засмутити: ті працівники, що не хочуть/не вміють/не знають як (на ваш вибір) працювати не будуть працювати у будь-яких умовах, скільки б ви над ними не стояли. З досвіду маю безліч прикладів, коли люди ходять роками на роботу, але результатів як не було, так і не буде. І справа навіть не в умовах праці, і не в мотивації, якою дуже сильно докоряють такі «співробітники». Тут хоч облаштовуй “люкси” в офісах, хоч підвищуй заробітну плату – все одно вони не будуть працювати. А все тому, що звички такої вони не мають. Просто не звикли працювати.
А ті співробітники, що знають свої задачі, будуть їх виконувати і в офісі, і за його межами.
Зрозумійте, що графік 9:00 – 18:00 віддалено не працює.
Перше, що варто відмітити – забудьте про 8-ми годинний робочий день для «віддалених» співробітників. Менеджмент повинен зрозуміти та змиритись з тим, що для стану бізнеса важливі не кількість відпрацьованих годин, а результат!
Забезпечте співробітників усім необхідним.
Головне, що Вам буде необхідне для організації віддаленої роботи – це забезпечити своїх співробітників устаткуванням, інструментами та інформацією для роботи.
Можливо, необхідно буде забезпечити інтернет, який використовують співробітники та доставку техніки з офісу – я гадаю, що це невеликі кошти, особливо, якщо врахувати, що ви економите на інших офісних витратах, які обов’язкові для забезпечення комфортних умов роботи.
Саме планування, а не щохвилинний контролінг без конкретних кінцевих результатів допоможе створити робочий процес вдома.
Timesheets або таймшити (таблиці обліку завдань і часу виконання) вам у поміч.
Досвід Тетяни:
Зрозумівши, що буде необхідність у віддаленій роботі для моєї команди, я створила групу в Teams (ми у компанії TG Consulting використовуємо цю платформу для організації робочих місць та процесів) та спільний таймшит, який заповнюється щодня всією командою. У цей таймшит додала і себе – як приклад заповнення, а також як живу мотивацію для команди. Моя команда використовує мою звітність як приклад і має змогу бачити, що я роблю кожний день у реальному часі. Це не контроль, це реальне відчуття того, що ти не один – твоя команда з тобою!
Перше, що необхідно – перестати нервувати. Через годину все закінчиться і у Вас буде робочий таймшит. Без паніки!
Таймшит створюється в Excel. Погано знаєте Excel? Не проблема – на просторах YouTube можна знайти велику кількість навчального матеріалу, як працювати з таблицями. Отже, створюємо таблицю з такими колонками (для прикладу):
Додаємо до неї формули, для швидкості заповнення:
Розміщуємо в Teams, OneDrive, SharePoint або будь-яку іншу платформу, що дозволяє працювати сумісно з Excel таблицями. Даємо доступ до таблиць співробітникам і “вуа-ля” – у вас інструмент для сумісної роботи та контроля виконання задач.
Досвід Тетяни:
Один з керівників створив таймшит і звернувся з проханням заповнювати його щодня. Співробітники обурились, різко висловившись, що це недовіра до них та їх роботи зі сторони керівництва. Щоб уникнути такої ситуації, дуже рекомендую одразу проговорити, що заповнення таймшита – це захист самого співробітника і його роботи у випадку, якщо у когось виникнуть питання з приводу його діяльності. І ще – заповнення звіту не займає більше 10-15 хвилин у день, тому це навряд можна розцінювати за додаткове навантаження.
Який ресурс обрати – це вже справа вашого смаку. З доступних та зручних: Microsoft Teams, Skype, Zoom. Якщо у вас немає ліцензованого програмного забезпечення, то в багатьох інструментах присутні безкоштовні версії які, можливо, обмежать Вас у деяких функціях. Наприклад, в Zoom у Вас буде 45 хвилин для мітингу, а не необмежений час, як у ліцензованому продукті.
Пам’ятайте, що спільний чат і живі зустрічі онлайн – це головний важіль для стабільної роботи команди. А в умовах карантину це ще і профілактика депресії та створення позитивного настрою у всіх учасників. Тому можна організувати не тільки робочі мітинги, а і зібратись «на чай». Чому б і ні?
Неочікуваний період віддаленої роботи чудово показав не тільки завантаженість або недовантаженість команди, але і готовність бізнесу в цілому до непередбачуваних умов. Так би мовити, живучість бізнесу в умовах кризи. Тому не втрачайте часу! Шановні керівники, задумайтеся і почніть активні дії щодо оптимізації своїх бізнес-процесів і автоматизації бізнесу. Порахуйте втрачену вигоду за час простою в карантин і порівняйте з ціною впровадження SAP Business One. Я впевнена, що ви будете приємно здивовані, що двотижневий простій вашого бізнесу двічі покриває всю суму впровадження.
Автор
 |
Тетяна Пархомчук
Керівник Департаменту бізнес аналітики TG Consulting |
TG Consulting зосереджує увагу на специфікації конкретної галузі та допомагає клієнтам розібратися в процесах на всіх рівнях автоматизації і впроваджуємо продукти, які забезпечують можливість контролю і зростання бізнесу.
Дізнайтесь наші історії успіху.
Якщо Ви знаходитесь на порозі масштабування, діджиталізаціі і автоматизації і перебуваєте в сумнівах з приводу вибору, наші бізнес-консультанти та технічні асистенти допоможуть вам з ухваленням вірних рішень.