Одним із основних факторів успіху оптимізації бізнес-процесів та впровадження автоматизованих систем є робота команди впровадження.
За власним досвідом можу сказати, що дуже часто йде підміна поняття та учасники процесу впровадження не розуміють, хто саме є “командою впровадження”. Визначення ж свідчить, що команда впровадження – це робочі групи фахівців з боку Виконавця та Замовника. Тобто обидві сторони є частинами однієї команди.
Cвоїм досвідом ділиться Тетяна Пархоменко, Керівник Департаменту бізнес аналітики TG Consulting.
Як відомо, за статистикою відсоток успішних впроваджень та діджиталізації – 30%. Можу з упевненістю заявити, що саме у проектах, що входять до успішних процентів, робота йшла спільно.
При старті впровадження важливо спочатку розуміти три речі:
1. Має бути досвідчена команда спеціалістів із впровадження. Це зрозуміло та очікується, так сказать, «за замовчуванням».
2. У кожному проекті має бути Лідер з боку Замовника. Зазвичай, це особа, що приймає рішення (ОПР), який прийняв рішення про впровадження, іноді це керівник відділу IT або фінансовий директор. У будь-якому випадку, це має бути особа, яка розуміє важливість і цінність, які принесе рішення.
3. Має бути команда, яка відповідає за впровадження з сторони Замовника. Хоча лідер – найголовніше, мотивована команда зі спеціалістів зі сторони Замовника пришвидшить та спростить впровадження.
Якщо цього немає, то будь-який проект буде приречений на опір та протистояння, а отже – збільшення термінів та бюджетів реалізації.
Хто має до неї входити і як мотивувати її членів для продуктивної роботи?
На початку кожного проекту необхідно зробити наступні кроки: призначити робочі групи та зафіксувати процеси комунікацій та ескалації.
1. Призначити робочі групи.
З боку Виконавця зазвичай формування робочої групи відбувається швидко і поза тимчасовими рамками проекту, оскільки склад команди визначається заздалегідь, ще до старту робіт, базуючись на потребі Замовника та скілів, необхідних для реалізації поставлених цілей.
З боку Замовника необхідно підійти до питання ретельного визначення відповідальних. Успішна структура повинна складатися з:
• Керівника, який буде продуктовим менеджером та узгодженим процесами
• Лінійних виконавців – утримувачів процесів.
Важливо спочатку визначити, хто має «фінальне вето» і хто відповідає і приймає рішення. Якщо цього немає з будь-якої сторони процесу – починається колективна безвідповідальність.
Коли робочі групи створені та затверджені, потрібно визначити, як проходитимуть комунікації у проекті, хто стежитиме і направлятиме команду на шляху до мети, хто працюватиме зі змінами та за якими критеріями оцінюватимуться результати виконаної роботи.
2. Визначити процес комунікації
Один із визначальних факторів успішності операційної роботи – ефективність комунікації у робочих групах. Це звучить банально! Фраза заїжджена до дірок, але якщо немає зрозумілого процесу комунікацій та налаштованих ієрархічних шляхів – чекайте на хаос.
У всіх інших випадках, коли задіяно багато відділів та проект за термінами більше 2 місяців, то єдиний правильний шлях – запланувати час на узгодження та налаштування цього процесу зі всіма учасниками. Щоб не було різночитань, нерозуміння чи безвідповідального відношення.
3. Визначити процес ескалації
Визначення та затвердження процесу ескалації плавно випливає із процесу комунікацій.
Ескалація – це важливий та потужний інструмент для контролю всього проекту, його термінів та бюджетів. Формула проста: ні чи порушено комунікацію – немає ескалації – немає своєчасних рішень – зрив термінів – збільшення бюджетів.
До речі, збільшення бюджетів відбувається завжди, незалежно від того, чи змінилася ціна договору чи ні. Втрати за непродуктивною годиною співробітників лягають на бізнес, оскільки робочі часи були використані і витрачені, а результатів немає. Тому визначення процесу ескалації – дає можливість не платити за ту саму роботу кілька разів.
4. Мотивація
Багато керівників використовують “метод батога та пряника” для стимуляції робочих процесів команди. Іноді це працює, іноді ні, оскільки даний метод дуже трудомісткий для ланки, що управляє. Необхідність постійного щоденного контролю, щоб вчасно відреагувати на коливання робочого процесу, потребують додаткових витрат часу. Знову ж таки, не всі можуть порахувати, скільки на виході буде коштувати “пряник” і скільки збитків принесе “батіг”.
На мій погляд, найефективніший метод мотивації при автоматизації – бути лідером та показувати співробітникам ті вигоди, які вплинуть на їх роботу після впровадження. А так само часто буде не зайвим продумати фінансову мотивацію для співробітників. Як показує практика, періодичні KPI із прив’язкою до бонусу добре відбиваються на картині впровадження.
5. Метод швидкості вирішення важливiше, нiж його правильнiсть.
І насамкінець, потрібно спочатку задати правильний вектор і швидкість руху команди. Обов’язково потрібна людина, яка буде приймати рішення, розуміючи, що терміни відіграють фундаментальну роль у будь-якому проекті. Бізнес змінюється постійно і важливо розуміти, що “краще – ворог хорошого”, а найправильніше рішення, яке ухвалене в неправильну годину, може бути вже непотрібним для бізнесу.
Визначити цілі, кроки та вибрати правильну годину – запорука успіху будь-якого проекту. А правильно підібрана та мотивована команда впровадження – може реалізувати будь-яке завдання у бюджетах та термінах, головне правильно побудувати фундамент для спільної роботи.
Автор
 |
Тетяна Пархомчук
Керівник Департаменту бізнес аналітики TG Consulting |
TG Consulting зосереджує увагу на специфікації конкретної галузі та допомагає клієнтам розібратися в процесах на всіх рівнях автоматизації і впроваджуємо продукти, які забезпечують можливість контролю і зростання бізнесу.
Дізнайтесь наші історії успіху.
Якщо Ви знаходитесь на порозі масштабування, діджиталізаціі і автоматизації і перебуваєте в сумнівах з приводу вибору, наші бізнес-консультанти та технічні асистенти допоможуть вам з ухваленням вірних рішень.