Автоматизація: методичка для бізнесу, частина 2

6 кроків для вибору системи та партнера.

 

Після того, як ви прийняли рішення здійснити автоматизацію свого бізнесу та прочитали про 4 найпопулярніші помилки, які зазвичай робить бізнес під час автоматизації, час підготуватись до автоматизації та вибору партнера-інтегратора нової системи.

Ми підготували гайд із 6 кроків, які допоможуть будь-якому бізнесу зрозуміти процес підготовки до автоматизації, пройти його швидше та легше, без зайвих рухів та зайвих активностей.

Гайд потрібен компаніям, які прийняли рішення про нову автоматизацію та мають за ціль зрозуміти, яку систему потрібно впровадити, якого партнера-інтегратора обрати та що потрібно зробити до початку автоматизації.

 

6 кроків для вибору ERP-системи та партнера

1 крок – визначити цілі автоматизації.

Найперше, що має зробити керівництво бізнесу – це визначити, що саме потрібно бізнесу в першу, другу, останні черги. Які цілі ставить перед собою бізнес і як автоматизація має допомогти в їх досягненні?

Саме керівництво розуміє та бачить цілісно весь бізнес, розуміє, куди саме має йти компанія, формує план та нові бізнес-цілі. Тому на цьому етапі керівництво має сформувати саме бізнес-цілі та навіть певні показники, досягти яких має допомогти впроваджена та налаштована ERP-система.

2 крок – список вимог для рішення.

Прийшов час сформувати перелік функцій, які має бути присутні в новій системі як для управлінської діяльності, так і для щоденної роботи. Також необхідно зафіксувати кількість користувачів системи. На цьому етапі вам допоможуть ваші лінійні співробітники, які знають слабкі місця наявної системи або місця, які варто спростити та автоматизувати.

Наприклад, потрібно мати можливість гнучко змінювати перелік підписантів або мати доступ до аналітики через мобільний телефон. Або технічні спеціалісти хотіли б мати можливість через мобільний телефон отримувати нові виклики, мати під рукою весь перелік задач та можливість вказувати статус виклику.

Ви маєте зафіксувати, чого вам не вистачає для успішної роботи, а підрядник на основі цього переліку порекомендує найбільш відповідну систему та її конфігурацію чи модулі . В цілому це допоможе визначити найбільш точно вартість та терміни впровадження.

3 крок – аудит процесів компанії.

Аудит наявних процесів – один із найважливіших кроків, які компанія має виконати саме до початку впровадження, самостійно або за підтримки інтегратора. Потрібно зрозуміти всю мапу власних процесів, описати інфраструктуру, виконати аудит наявних систем та бізнес-ролей.

Цей крок допоможе уточнити перелік цілей та задач, сформованих на першому етапі, також, можливо, розширити або навіть зменшити його. І остаточно зрозуміти чи точно вам потрібна автоматизація, чи, можливо, ще не час або на вашому етапі розвитку компанії достатньо допрацювати наявні системи.

Обираючи нове впровадження, потрібно зрозуміти чи не буде конфліктів наявної системи з новою, чи потрібні додаткові інтеграції, чи не буде дублювання функціональності.

4 крок – аналіз ринку рішень та підрядників.

Розглянувши сучасний ринок ERP систем, бізнес може зрозуміти, що немає великої кількості різноманітних рішень. Тому потрібно зрозуміти власні відповіді на такі питання:

Наскільки ERP-системa відома та популярна?
В яких країнах популярне те чи інше рішення? Для яких галузей створене певне рішення? Чи наявні додаткові модулі по галузям чи модулям?

Як відбувається підтримка впровадженого рішення?
Який рівень послуг та їх вартість у потенційного інтегратора на підтримку? Чи є можливість обрати іншого партнера?

Який функціонал певного рішення?
Після проведення внутрішнього аудиту та постановки цілей, набагато легше орієнтуватись у маркетингових матеріалах рішень. До того ж, ви будете мати можливість не просто питати про наявність того чи іншого сервісу чи модулю, а дізнаватись як відбуваються певні, потрібні саме вам, процеси в певному рішенні.

Який досвід у обраного вами інтегратора?
Одне рішення може впроваджувати інтегратори з зовсім різними кейсами. Обирайте такого, який має досвід у вашій індустрії та проявляє експертність у спілкуванні з вами.

Яка вартість рішення?
Це важливе питання розміщений останнім, адже ви маєте робити вибір на основі безлічі факторів, тож не дайте окремому фактору вартості максимально впливати на ваше рішення. Зважайте на якнайбільшу функціональну відповідність вашим вимогам та високий рівень експертності інтегратора. Але оцінюйте власні ресурси реалістично.

❗ Часто буває, що на цьому кроці бізнес заново переглядає власні цілі та вимоги. Не вважайте це кроком назад – це скоріш новий виток цього складного процесу вибору нової системи. Чим уважніше ви сформуєте перелік цілей та вимог, ти простіше відбудеться інтеграція системи, а сама система почне швидше приносити користь та додатковий дохід.

5 крок – планування ресурсів.

Розуміючи власні цілі, можливості існуючих систем, знання про рішення та досвід інтеграторів, час спланувати ваші ресурси!

Зазвичай, рішення про розгляд можливості впровадження нових систем приймається вже з розумінням бюджету та строків впровадження . Але дізнавшись орієнтовні вартості та терміни впровадження, ви можете прийняти рішення про бюджетування або, наприклад, розпочати активні дії з впровадження за рік-два.

6 крок – прийняти остаточне рішення.

Найважчий крок – поставити остаточну крапку в договорі на впровадження.

Ще раз розглянувши результати кожного етапу, ви маєте обрати систему та її інтегратора. Ви можете оголосити тендер та ще раз розглянути можливості кожного інтегратора та функціональності запропонованих систем, а також їх гнучкість порівняно з конкурентами. Або проведіть зустрічі та прийміть це вольове рішення.

 

Процес вибору ERP-системи та партнера-інтегратор вигладяє простим, але…

В статті процес може виглядати легшим та швидшим, ніж він є насправді. Бізнес не має поспішати проходити кожен крок, а навпаки – приділяти максимум уваги та часу для кожного етапу. Як було вказано вище, інколи бізнес може повертатись і проходити якийсь етап вдруге чи навіть втретє, і це теж є логічною частиною процесу. Приділіть увагу спілкуванню з компаніями, що впроваджують рішення та оберіть для себе партнера, який проявить до вас експертність та уважність, допомігши пройти всі етапи.

 

Автор

Tetiana Parhomchuk Тетяна Пархомчук

Керівник Департаменту бізнес аналітики TG Consulting

 

 

 

 

 

 

 

 

 

TG Consulting зосереджує увагу на специфікації конкретної галузі та допомагає клієнтам розібратися в процесах на всіх рівнях автоматизації і впроваджуємо продукти, які забезпечують можливість контролю і зростання бізнесу.
Дізнайтесь наші історії успіху.

Якщо Ви знаходитесь на порозі масштабування, діджиталізаціі і автоматизації і перебуваєте в сумнівах з приводу вибору, наші бізнес-консультанти та технічні асистенти допоможуть вам з ухваленням вірних рішень.

  • Заходи
  • Новини
  • Статті